Scan là gì? Máy scan dùng để làm gì

Máy Scan Dùng Để Làm Gì? Cách Sử Dụng Máy Scan Đơn Giản, Nhanh Nhất

Scan tài liệu là nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống hiện đại khi mỗi doanh nghiệp chúng ta có hàng loạt các thông tin về hồ sơ, tài liệu, công văn, chứng từ, hợp đồng…. Dịch vụ Scan tài liệu hay còn gọi Số hóa tài liệu là xu hướng của thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ. Mọi dữ liệu cần thiết có thể được lưu trữ trên máy tính cá nhân, không tốn diện tích trưng bày trong văn phòng làm việc. Tài liệu có thể dễ dàng được tìm thấy khi chúng được số hóa và chuyển đổi thành các dạng file tài liệu như chúng ta mong muốn. Chúng ta đơn thuần chỉ hiểu máy scan dùng để scan tài liệu, hãy theo dõi bài viết dưới đây của tôi để hiểu rõ hơn về máy scan dùng để làm gì?

Scan  là gì?

Scan tài liệu là việc chuyển đổi dữ liệu trên giấy tờ như sách báo, tạp chí, các loại văn bản, công văn, hợp đồng hay cả hình ảnh tài liệu giấy,…thành dữ liệu hình ảnh, file trên máy tính thông qua một chiếc máy Scan, máy in có tính năng Scan, hoặc cũng có thể là ứng dụng Scan trên điện thoại di động thông minh.
Scan là gì? Máy scan dùng để làm gì
Việc Scan tài liệu có rất nhiều tiện ích tính năng độc đáo cho người dùng. Các tài liệu quan trọng cần được bảo quản và sao lưu một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường hợp bị mất. Bởi vậy, dịch vụ scan tài liệu trở nên rất cần thiết. Sử dụng máy quét tài liệu để số hóa tài liệu sẽ là trợ thủ  đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa nguy cơ thất lạc, mất thông tin quan trọng và còn tiết kiệm được cả cho doanh nghiệp chi phí in ấn. Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Việc lưu trữ thông tin bảo mật ở dạng số qua việc scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng khả năng an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét hay scan sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu file PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật thông tin. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện. Máy scan giúp bạn chuyển tài liệu từ văn bản, hình ảnh trên giấy sang các file mềm được lưu trên máy tính giúp cho bạn sắp xếp và tìm kiếm thông tin dễ dàng và hiện đại. Hơn nữa, nhiều máy quét tài liệu, máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các thiết bị ứng dụng của bên thứ ba. Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

Máy Scan dùng để làm gì?

Máy scan dùng để làm gì?

Máy Scan có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách chuyển biến cường độ sáng được phản xạ từ đó lên thành tài liệu thông tin dạng số. Bạn có thể lưu các file này bằng các đĩa CD, ổ cứng,… dưới dạng một tập tin rồi đưa vào máy in để in ra file tài liệu giấy hoặc có thể chèn ảnh bitmap vào một chương trình ấn loát văn phòng. Bạn cũng có thể gửi trực tiếp các tài liệu scan vào một chương trình fax, hoặc dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản ASCII để có thể đưa vào trình xử lý văn bản yêu thích của mình. Nói chung, cấu tạo của máy quét gồm ba bộ phận chính: Thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy cho phép bạn có thể tiến hành scan ở một vùng xác định trên trang, và mạch logic điện tử dùng để biến đổi ánh sáng phản xạ thành hình ảnh điện tử. Với các công nghệ khác nhau của các hãng sản xuất máy Scan, máy scan có thể ghi lại file tài liệu giấy bằng các file hình đen trắng, theo các thang độ xám khác nhau tùy thuộc vào người sử dụng cài đặt và chức năng của máy hoặc thành các file ảnh màu của nguồn sáng phản xạ. Các loại máy scan đơn giản thì chỉ có chức năng scan thành các file ảnh đen trắng còn có loại máy scan được tích hợp công nghệ cao vào thì có thể scan thành các file ảnh màu, xám khác nhau tùy vào công nghệ của nhà sản xuất. Máy scan đen trắng chỉ ghi sự khác biệt về cường độ sáng bằng hai trạng thái: có chấm hoặc không (đen hoặc trắng). Máy scan màu cũ dùng cơ chế scan ba lần để ghi lại các sắc màu bằng cách rọi lần lượt lên tài liệu các nguồn sáng đó, lục, và xanh. Các kiểu mới dùng công nghệ scan một lần hiệu quả hơn. Thông tin màu thu được thông qua các bộ phận lọc đặc biệt trong CCD hoặc nhờ các lăng kính ba màu có thiết kế đặc biệt. Thành phần quan trọng thứ hai của máy scan là cơ cấu phân phối tài liệu vào bộ phận cảm biến quang. Các phần tử cảm biến quang chạy trên mặt giấy là một quá trình cơ học có thể gây ra méo hình điện tử. Có một số kiểu phân phối giấy được dùng trong ba loại máy scan phổ biến. (xem câu hỏi 2 bên dưới). Thêm vào đó, bộ phận quan trọng thứ ba của máy quét là mạch logic, nó dùng để chuyển đổi các thông tin được scan được thành hình ảnh số. Tuỳ mục đích sử dụng, bạn có thể scan một hình với các độ phân giải khác nhau để truyền fax, để biến đổi văn bản bằng OCR, hoặc để dùng với chương trình chế bản. 

Hướng dẫn sử dụng máy scan

Hướng dẫn sử dụng máy scan đơn giản, nhanh nhất

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan

Sau khi đã kết nối được với máy tính và máy scan. Bạn hãy mở nắp máy scan lên, và sau đó úp bề mặt của tài liệu hay hình ảnh mà bạn cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính để không bị mất dữ liệu. Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.

Bước 2: Điều chỉnh và cài đặt máy scan trên phần mềm scan ở máy tính của bạn

Bạn hãy mở phần mềm scan, sau đó nên điều chỉnh một số cài đặt cần thiết như cài đặt về màu sắc, kích cỡ bản scan theo mong muốn của bạn trước khi scan, quét tài liệu.
Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt các bước cơ bản và chỉnh sửa, bạn hãy nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để có thể bắt đầu scan được tài liệu. Bạn có thể điều chỉnh thêm nếu cần thiết và phù hợp. Sau khi tài liệu, hình ảnh của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh , chỉnh sửa thêm, chẳng hạn như bạn muốn thay đổi điều chỉnh hướng của hình ảnh, tài liệu….Hãy chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn được nhiều  định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu 

Sau khi tài liệu của bạn đã được quét hay scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để điều chỉnh, chuyển đổi các file thành dạng file PDF hoặc có thể ghép lại thành một tài liệu nếu như tài liệu của bạn có nhiều trang. Hơn nữa bạn có thể thiết lập phần mềm Acrobat để có thể dễ dàng tìm các văn bản cần scan.
Và thậm chí bạn có thể khắc phục tình trạng các văn bản tài liệu gốc bị mờ chữ và sau khi scan, quét tài liệu cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở ứng dụng Photoshop và điều chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để văn bản, tài liệu, hình ảnh rõ ràng hơn.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *