Quản lý công việc hiệu quả là điều tất cả mọi người đều mong muốn. Tuy nhiên với số lượng công việc không hề nhỏ thì việc quản lý công việc sao cho tốt nhất, khoa học nhất lại không hề dễ dàng.
Bài viết dưới đây sẽ nếu ra 5 lời khuyên hữu ích giúp quản lý công việc một cách logic khi bạn làm việc theo nhóm cũng như cá nhân khi công việc ập đến dồn dập và bạn không biết ưu tiên nên làm việc gì trước, việc gì sau và làm sao để hoàn thành công việc đúng hạn nhưng chất lượng công việc đạt kết quả tốt nhất.
Mục lục
5 lời khuyên giúp quản lý công việc hiệu quả:
1. Luôn tự hỏi bản thân “Tôi muốn đi đâu?”
Câu trả lời đầu tiên đó là “kỳ nghỉ” và điều này là đúng, tuy nhiên đó không phải những gì được đề cập ở đây. Hãy tìm ra nơi bạn muốn đi cùng công ty mình, nơi nào bạn hình dung các dự án, công việc của bạn rõ ràng nhất?
Bằng cách đánh giá lại những mục tiêu ngắn và dài hạn, bạn có thể xem xét số lượng công việc của bạn có xứng đáng với thời gian bạn bỏ ra hay không. Tất cả chúng ta đều bị mắc kẹt trong những dư án dài vì chúng ta luôn cảm thấy “nên làm tất cả” và kết quả không đi theo hướng mong muốn.
Có thể tất cả những điều đó đều không quan trọng nhưng chúng ta cần làm đúng cách. Hãy tạo nên một danh sách các dự án hay đưa ra danh sách những công việc lớn, bạn và nhóm của bạn đang làm và tính toán những công việc ưu tiên thực sự là gì. Để từ đó, sắp xếp trình tự kế hoạch lớn của bạn. Bạn sẽ cảm thấy bình tĩnh, rõ ràng và xen lẫn hồi hộp và động lực mới.
2. Chia sẻ với nhóm của bạn
Một khi bạn đã thông suốt, hãy chia sẻ với nhóm của bạn về kế hoạch của bạn. Hãy dùng nguồn động lực mới của bạn để truyền cảm hứng đến mọi người bước sang một trang mới. Đây là công lớn của bạn, bạn đã tìm ra nơi bạn muốn đến và muốn cả nhóm cùng hướng đến. Hãy làm việc cùng nhau như một đồng đội để đưa ra những công việc ưu tiên và sắp xếp tất cả công việc và những người liên quan. Cách hay nhất là bạn liệt kê danh sách các công việc trên bảng trắng và theo sơ đồ tư duy.
3. Tạo ra kế hoạch thành công
Sau khi làm việc nhóm để sắp xếp công việc ưu tiên và bạn nên tạo ra kế hoạch tổ chức. Xác định nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của ai và thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó, có thể không cần chi tiết như lập biểu đồ nhưng hầu hết mọi người trong nhóm đều có cách nhìn rõ ràng những gì cần thực hiện, công việc chịu trách nhiệm và thời gian thực hiện. Điều đó sẽ giúp cho mỗi cá nhân tự tổ chức thời gian và ưu tiên công việc hàng ngày. Trong bước này, cần nên chia sẻ thêm thông tin, làm việc theo đội nhóm. Hiện nay, có rất nhiều công cụ quản lý công việc giúp bạn có thể quản lý đội nhóm của mình dễ dàng và khoa học hơn.
4. Đưa ra các chương trình đào tạo phù hợp
Trước khi bắt đầu thực hiện các kế hoạch mới, hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và được đào tạo để hiểu rõ công việc đúng cách. Xem lại công việc của mọi người và chắc chắn rằng mọi người hoàn toàn tự tin khi hoàn thành công việc đúng thời hạn.
5. Sử dụng phần mềm quản lý
Văn phòng làm việc của bạn có quá nhiều giấy tờ, tài liệu mà ngay cả việc quản lý số tài liệu khổng lồ ấy cũng là một bài toán không hề đơn giản, tuy nhiên hiện nay đã có sự trợ giúp của phần mềm quản trị tài liệu, phần mềm này sẽ thay bạn quản lý số văn bản, hồ sơ mà không lo thất lạc, hư hỏng cũng như việc tìm kiếm tài liệu cũng không còn là vấn đề tốn kém thời gian của bạn nữa.
DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.
FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Trong 2 năm liên tiếp 2016, 2017 Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊcho phần mềm công nghệ xuất sắc.
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:
1. Thu nhận dữ liệu thông tin:
– Nhập và phân loại thông tin
– Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
– Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách
– Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các
kho chứa khác
2. Quản lý tài liệu lưu trữ:
– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản
– Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người
– Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí
– Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng
– Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình
– Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao
