Scan tài liệu là nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống hiện đại khi mỗi doanh nghiệp chúng ta có hàng loạt các thông tin về hồ sơ, tài liệu, công văn, chứng từ, hợp đồng…. Dịch vụ Scan tài liệu hay còn gọi Số hóa tài liệu là xu hướng của thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ. Mọi dữ liệu cần thiết có thể được lưu trữ trên máy tính cá nhân, không tốn diện tích trưng bày trong văn phòng làm việc. Tài liệu có thể dễ dàng được tìm thấy khi chúng được số hóa và chuyển đổi thành các dạng file tài liệu như chúng ta mong muốn. Chúng ta đơn thuần chỉ hiểu máy scan dùng để scan tài liệu, hãy theo dõi bài viết dưới đây của tôi để hiểu rõ hơn về máy scan dùng để làm gì?
Mục lục
Scan là gì?
Máy Scan dùng để làm gì?
Máy Scan có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách chuyển biến cường độ sáng được phản xạ từ đó lên thành tài liệu thông tin dạng số. Bạn có thể lưu các file này bằng các đĩa CD, ổ cứng,… dưới dạng một tập tin rồi đưa vào máy in để in ra file tài liệu giấy hoặc có thể chèn ảnh bitmap vào một chương trình ấn loát văn phòng. Bạn cũng có thể gửi trực tiếp các tài liệu scan vào một chương trình fax, hoặc dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản ASCII để có thể đưa vào trình xử lý văn bản yêu thích của mình. Nói chung, cấu tạo của máy quét gồm ba bộ phận chính: Thấu kính nhạy quang, cơ cấu đẩy giấy cho phép bạn có thể tiến hành scan ở một vùng xác định trên trang, và mạch logic điện tử dùng để biến đổi ánh sáng phản xạ thành hình ảnh điện tử. Với các công nghệ khác nhau của các hãng sản xuất máy Scan, máy scan có thể ghi lại file tài liệu giấy bằng các file hình đen trắng, theo các thang độ xám khác nhau tùy thuộc vào người sử dụng cài đặt và chức năng của máy hoặc thành các file ảnh màu của nguồn sáng phản xạ. Các loại máy scan đơn giản thì chỉ có chức năng scan thành các file ảnh đen trắng còn có loại máy scan được tích hợp công nghệ cao vào thì có thể scan thành các file ảnh màu, xám khác nhau tùy vào công nghệ của nhà sản xuất. Máy scan đen trắng chỉ ghi sự khác biệt về cường độ sáng bằng hai trạng thái: có chấm hoặc không (đen hoặc trắng). Máy scan màu cũ dùng cơ chế scan ba lần để ghi lại các sắc màu bằng cách rọi lần lượt lên tài liệu các nguồn sáng đó, lục, và xanh. Các kiểu mới dùng công nghệ scan một lần hiệu quả hơn. Thông tin màu thu được thông qua các bộ phận lọc đặc biệt trong CCD hoặc nhờ các lăng kính ba màu có thiết kế đặc biệt. Thành phần quan trọng thứ hai của máy scan là cơ cấu phân phối tài liệu vào bộ phận cảm biến quang. Các phần tử cảm biến quang chạy trên mặt giấy là một quá trình cơ học có thể gây ra méo hình điện tử. Có một số kiểu phân phối giấy được dùng trong ba loại máy scan phổ biến. (xem câu hỏi 2 bên dưới). Thêm vào đó, bộ phận quan trọng thứ ba của máy quét là mạch logic, nó dùng để chuyển đổi các thông tin được scan được thành hình ảnh số. Tuỳ mục đích sử dụng, bạn có thể scan một hình với các độ phân giải khác nhau để truyền fax, để biến đổi văn bản bằng OCR, hoặc để dùng với chương trình chế bản.
Hướng dẫn sử dụng máy scan
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan
Sau khi đã kết nối được với máy tính và máy scan. Bạn hãy mở nắp máy scan lên, và sau đó úp bề mặt của tài liệu hay hình ảnh mà bạn cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính để không bị mất dữ liệu. Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
Bước 2: Điều chỉnh và cài đặt máy scan trên phần mềm scan ở máy tính của bạn
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
