Ngày nay hầu hết các máy tính, smartphone và tablet hiện đại đã có thể nhanh chóng “in” một trang web hoặc một tài liệu nào đó thành file PDF mà không cần chúng ta cài thêm phần mềm gì từ bên ngoài. Windows 10 có, OS X cũng có, iOS 9 và Android cũng không là ngoại lệ. Rõ ràng là với file PDF được xuất ra như vậy thì bạn có thể dễ dàng gửi cho người khác cũng như lưu trữ hoặc thậm chí là để xem offline cũng được nữa, trong khi vẫn đảm bảo giữ lại được tối đa font chữ, định dạng của tài liệu.

Windows 10

Mãi đến Windows 10 Microsoft mới quyết định đưa chức năng này vào hệ điều hành của mình (Win 7, 8 chưa có nhưng mình vẫn sẽ hướng dẫn cách cho anh em). Trong bất kì ứng dụng nào, bất kể đó là các app desktop hay app universal mới, bạn chỉ cần nhấn Print để hộp thoại in ấn hiện ra. Ở đây bạn sẽ thấy có một cái máy in đặc biệt tên là “Microsoft Print to PDF”. Chọn vào nó và nhấn nút Print là xong. Bạn sẽ được yêu cầu nhập thêm tên và chọn nơi lưu file.

Windows 7, Windows 8 và Windows 8.1

Trên những bản Windows trước thì không được sướng như Windows 10, chúng ta phải cài thêm một số phần mềm từ bên ngoài, thôi thì nhân bài này mình giới thiệu luôn với các bạn. Cái mà mình hay xài đó là BullZip, một ứng dụng in file PDF miễn phí và cách hoạt động cũng rất đơn giản. Tuy nhiên, có vẻ như trang web của BullZip không vào được ở thời điểm mình viết bài. Nếu tình trạng đó vẫn diễn ra với anh em thì cũng không sao, chúng ta có vẫn có CutePDF như là một giải pháp thay thế.

Về cách sử dụng, sau khi bạn cài phần mềm nói trên vào máy tính của mình thì lúc in sẽ có một cái máy in đặc biệt hiện ra, cứ chọn in bằng nó là được. Bạn cũng sẽ được yêu cầu nhập tên và chọn nơi lưu file.

Ngoài ra, một số ứng dụng đã tích hợp sẵn chức năng in PDF rồi nên có thể bạn không cần cài thêm gì. Ví dụ, trong trình duyệt Chrome, nếu bạn chọn Print thì sẽ thấy tùy chọn “Save to PDF”. Word, Excel, PowerPoint thì đã hỗ trợ lưu thành file PDF từ lâu với định dạng rất chuẩn, khuyến khích xài tính năng có sẵn này chứ không nên xài máy in từ bên ngoài. LibreOffice cũng có chức năng tương tự. Các ứng dụng chuyên nghiệp của Adobe như Photoshop, AI,… thì đương nhiên có sẵn máy in PDF cho bạn rồi.

Mac OS X

Tính năng in cũng có trong cả OS X, nhưng có điều nó hơi bí ẩn nên có thể bạn không thấy nó xuất hiện mà thôi. Để in thành file PDF, bạn nhấn tùy chọn Print trong bất kì app nào có hỗ trợ. Trong danh sách máy in hiện ra, bạn cứ mặc kệ những cái printer trên đầu, thay vào đó hãy nhấn vào nút PDF nằm ở cạnh dưới cửa sổ và chọn “Save as PDF” là xong.

Thêm một mẹo nữa dành cho các bạn OS X, đó là bạn sau khi nhấn vào nút “PDF”, bạn hãy chọn “Edit Menu”. Mục này cho phép chúng ta chọn nơi lưu mặc định cho file, tức là bạn không cần phải lựa folder thủ công nữa mà cứ nhấn 1 cái là file PDF tự bay vào thư mục đã chỉ định. Mình thường xài chức năng này để lưu những trang web hay vào chung một thư mục, rất là tiện.

Đặc biệt, với Safari trên OS X, bạn có thể chia sẻ ngay một website nào đó cho người khác dưới dạng PDF mà không phải làm thủ công nhiều bước. Tất cả những gì bạn cần làm đó là truy cập vào website mong muốn, sau đó nhấn nút Share và chọn “Email This Page”. Trong hộp thoại mới xuất hiện, ở mục “Send Web Content As…”, bấm vào nút PDF. Khi này, cả trang web sẽ được đưa vô file PDF và gửi cho người khác chứ không chỉ là gửi link thuần túy.

iOS 9

Không chỉ máy tính mà cả di động cũng có khả năng in thành file PDF rất tuyệt vời. Để in một trang web hay tài liệu nào đó, bạn mở ứng dụng đó ra trước. Sau đó, bạn nhấn nút Share và tìm tùy chọn “Save PDF to iBooks”. Bằng cách này, bạn sẽ ra lệnh cho app kết xuất tài liệu đó sang ứng dụng iBooks dưới dạng file PDF luôn, khá là hay. Từ iBooks thì bạn có thể tiếp tục đẩy file PDF về máy tính hoặc email cho người khác cũng được.

Cũng giống như Windows và OS X, một số ứng dụng có sẵn tính năng xuất PDF cho bạn nên không cần thông qua iBooks, ví dụ như bộ Microsoft Office hay iWork của Apple chẳng hạn. Như lúc nãy mình có nói, nếu app bạn xài có sẵn chức năng xuất PDF thì nên dùng vì đảm bảo tính tương thích với tài liệu cao hơn, hình ảnh đẹp hơn, layout chính xác hơn.

Android

Android cũng có khả năng xuất file PDF, ngạc nhiên chưa? Có điều nó hiện tại chỉ áp dụng được cho những phần mềm nào tích hợp sẵn chức năng in mà thôi. Khi nhấn vào menu Print, bạn sẽ thấy nút “Save as PDF”. Bạn có thể chọn lưu trực tiếp lên bộ nhớ máy / thẻ nhớ hoặc upload trực tiếp lên Google Drive luôn cũng được. Mình hay xài cách này để chia sẻ tài liệu cho mấy bạn cùng nhóm trên Drive, rất là nhanh, không cần phải upload thủ công.

Trong trường hợp bạn sử dụng một app nào đó mà không có chức năng in sẵn, bạn vẫn có thể cài thêm một app bên thứ ba với chức năng in PDF rồi chọn menu Share để đánh dữ liệu sang app này. Trên Google Play có rất nhiều, anh em tìm kiếm trên đó rồi cài nhé.

Windows 10 Mobile

Trong Windows 10 Mobile có chức năng in ảnh ra giấy bằng máy in không dây. Tuy nhiên, tính năng này cũng có thể được tận dụng để đưa ảnh thành file PDF nữa. Bạn có thể dùng nó trong những trường hợp cần gửi file ảnh cho cửa hàng nhờ in màu giúp, hoặc khi cần chia sẻ hình với bạn bè mà không muốn họ giữ lại file gốc (vì vấn đề bản quyền chẳng hạn). Như mình thì có khi cần nộp tài liệu cho đối tác mà họ yêu cầu phải là file PDF mới được chứ không chơi file ảnh (do họ muốn trộn chung với file PDF văn bản sẵn có). Tất nhiên, những ứng dụng nào khác mà có hỗ trợ chức năng in thì bạn cũng có thể làm trò này luôn chứ không chỉ là trong Photos.

Để in, bạn chọn một tấm hình cần in, sau đó nhấn giữ vào giữa tấm hình > Print > ở dòng Printer, chọn PDF là xong. Bạn cũng được quyền chỉnh lại chiều xoay giấy hoặc kích cỡ giấy bằng cách nhấn vào dòng chữ “More Settings”. File PDF xuất ra sẽ nằm trong thư mục Documents trên bộ nhớ máy.