Số lượng tài liệu trên giấy ngày một tăng trong khu vực lưu trữ tài liệu, khiến cho văn phòng trở lên bề bộn, dẫn đến công việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà quản trị, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó giải pháp số hóa ra đời giúp bạn quản trị được thông tin, nâng cao lợi nhuận, giảm chi phí lưu trữ và xóa bỏ rủi ro về an toàn thông tin.
Hệ thống số hóa có khả năng chuyển đổi nhanh chóng một khối lượng lớn tài liệu giấy sang các tài liệu số trong thời gian ngắn. Sau khi được số hóa, các thông tin trên tài liệu trở nên hiện hữu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ các nhu cầu của cá nhân, tổ chức
Giải pháp số hóa tài liệu là chuyển đổi từ dạng văn bản giấy in, viết tay, ảnh, … sang bản mềm như PDF, file hình, file văn bản (mà hiện nay thông dụng là giải pháp quản lý tài liệu DocEye) sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:
– Giúp tài liệu tránh khỏi những tác động của môi trường bên ngoài cũng như ý thức sử dụng không tốt của người khác: Tài liệu của bạn sẽ được bảo quản vĩnh viễn, bạn sẽ không lo lắng tài liệu cũ đi, bị rách hay mất mát.
– Tiết kiệm đáng kể không gian cho việc lưu trữ tài liệu thay vì phải chuẩn bị thêm tủ chứa bạn chỉ cần chiếc máy tính là đủ.
– Dữ liệu được tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ dễ dàng bằng việc gõ vài từ khóa chính, điều đó giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra năng suất công việc cho công việc của bạn.
– Bảo mật thông tin tuyệt đối
Để làm được điều đó bạn nên bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được. Giải pháp số hóa chính là sự thay đổi những biện pháp lưu trữ văn bản truyền thống sang lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và chi phí.
Giải pháp số hóa một cách tổng thể cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
– Số lượng tài liệu cần số hóa trung bình trong 1 ngày?
– Mục đích chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Khoảng thời gian số hóa là?
– Ngân sách để tiến hành số hóa?
Luôn tiếp thu xu hướng công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy việc từng bước lọai bỏ giấy ra khỏi các quy trình hoạt động để từng bước tạo nên một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
