Số hóa tài liệu vừa có thể giải quyết những hạn chế của phương thức lưu trữ truyền thống vừa sở hữu những ưu điểm nổi trội, số hóa tài liệu “áp đảo” về mọi mặt.
Có thể nói, tại Việt Nam, thực trạng rằng đến 90% tài liệu quan trọng được thể hiện trên giấy và được lưu trữ bằng phương pháp truyền thống như để trên kệ, cất giữ trong kho… thực sự “gây sốc” bởi việc duy trì phương thức ghi chép và lưu giữ thông tin truyền thống này tồn tại rất nhiều hạn chế.
Phương pháp lưu trữ truyền thống không hiệu quả
Hạn chế đầu tiên chính là về ‘’tuổi thọ’’ của tài liệu.Việc lưu thông tin trên giấy khiến cho tài liệu dễ bị hư hỏng do các tác nhân khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc….Vấn đề thứ hai phải kể đến là sự tốn kém về chi phí : chi phí địa điểm, chi phí thuê nhân sự để bảo quản hay chi phí để duy trì độ bền của tài liệu.Hơn nữa, khi mà khối lượng tài liệu ngày càng tăng đồng nghĩa với việc thời gian tiêu tốn cho việc tìm kiếm tài liệu ngày càng nhiều.Trung bình, mỗi nhân viên mất đến 30-40% để tìm kiếm thông tin trong kho lưu trữ truyền thống. Theo thống kê cho thấy, có đến 80% các doanh nghiệp, tổ chức gặp phải tất cả các vấn đề trên trong việc quản lý tài liệu.
Vậy, giải pháp nào cho hàng loạt những hạn chế còn tồn tại trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp này?
Để khắc phục toàn bộ những bất cập trên, giải pháp hữu hiệu nhất chính là số hóa tài liệu.Một quy trình số hóa chuyên nghiệp giúp cho việc duy trì dữ liệu được lâu hơn đồng thời tiết kiệm tối đa diện tích và không gian lưu trữ thông tin.Vấn đề về chi phí địa điểm lưu trữ hay chi phí nhân sự quản lý cũng sẽ được số hóa tài liệu “xử đẹp”.Bên cạnh đó, nó còn giúp cho công đoạn truy xuất, tìm kiếm hay chia sẻ thông tin sẽ không còn là vấn đề gây khó khăn. Thông qua quy trình số hóa tài liệu, thông tin dạng giấy có thể được sắp xếp logic, khoa học mà vẫn đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối, giúp tối đa hóa hiệu quả công việc cũng như năng lực cạnh tranh của một doanh nghiệp, tổ chức.
“Số hóa tài liệu” ở đâu hiệu quả?
Trên thị trường công nghệ số có không ít công ty cung cấp dịch vụ số hóa này.Tuy nhiên, không phải công ty nào, không phải dịch vụ nào được cung cấp cũng đạt hiệu quả cao khi đưa vào ứng dụng.
FSI được biết đến với tư cách là nhà cung cấp số hóa uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hiện nay. Trong 10 năm cung cấp dịch vụ trên lĩnh vực này, FSI đã triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng CSDL trọng điểm cho các bộ ngành, các tỉnh và tập đoàn.Với hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu, FSI hoàn toàn đủ năng lực cung cấp giải pháp số hóa chuyên nghiệp và hiệu quả.
