Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về việc số hóa tài liệu trong thư viện, số hóa tài liệu là gì, các bước số hóa tài liệu trong thư viện, tốc độ số hóa tài liệu trong thư viện ở nước ta hiện nay và đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín,… Tất cả đều sẽ được bật bí trong bài viết dưới đây.
Trong thời đại công nghệ 4.0 thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã không còn là điều xa lạ. Các bạn có thể thấy những phần mềm, công cụ điện tử, thiết bị máy móc,… đã dần len lỏi có mặt trong nhiều công đoạn và quy trình sản xuất, sáng tạo giúp ích phục vụ thỏa mãn nhu cầu con người. Trong lĩnh vực thư viện thì có thể kể đến một khía cạnh về sự can thiệp của công nghệ giúp phục vụ người dung tin được tốt hơn đó là số hóa tài liệu.
Mục lục
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là một hình thức hiện đại mới trong việc chuyển đổi và lưu trữ thông tin. Cụ thể và dễ hình dung nhất đó là số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ khác nhau xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như PDF, BMP, JPG,… hoặc số hóa hình ảnh, hiện vật sang các file lưu trữ phần mềm như đĩa, ổ cứng,… Vậy ta có thể hiểu đơn giản Số hóa tài liệu trong thư viện là hình thức chuyển đổi các dạng tài liệu của thư viện từ truyền thống (sách, báo, tạp chí, truyện tranh,…) và các loại tài liệu khác như ( tranh, ảnh, bản đồ, hình vẽ,..) sang chuẩn dữ liệu trên các thiết bị số và các dữ liệu có thể sử dụng phục vụ cho người đọc và dễ quản lý cho cán bộ thư viện.
Những lợi ích của việc số hóa tài liệu trong thư viện:
– Đầu tiên việc số hóa tài liệu sẽ giúp làm giảm thiểu đáng kể diện tích và không gian lưu giữ.
– Thứ hai đó là giúp việc bảo quản và duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống sẽ được kéo dài lâu hơn.
– Thứ ba là dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện.
– Thứ tư là tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
– Thứ năm là thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
– Thứ sáu là giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống.
– Thứ bảy là góp phần nhanh chóng tái tạo thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.
Tốc độ số hóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay
Sau hơn 20 năm triển khai số hóa tài liệu, thì đến thời điểm hiện nay tốc độ số hóa tài liệu ở các thư viện nước ta vẫn còn bị chậm bởi nhiều khó khăn cản trở. Vì vậy để trở thành một nước với nền số hóa đi đầu trong tất cả mọi lĩnh vực đặc biệt là trong lĩnh vực thư viện đòi hỏi các thư viện cần liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện nhiều cách làm số hóa tài liệu hiệu quả, góp phần phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn.
Với tình hình hiện nay nhận thấy nhiều lợi ích của số hóa tài liệu, ngay từ khi internet chưa đến Việt Nam, một số thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh đã tiên phong thực hiện. Hiện nay, số hóa tài liệu đã trở thành một hoạt động nghiệp vụ thư viện phổ biến và được nhiều đơn vị ngành nghề tin dùng, nhưng quá trình thực hiện nhanh hay chậm tùy thuộc vào kinh phí và nhân lực mà các thư viện có được. Kinh phí cơ quan chủ quản cấp cho thư viện hiện nay chủ yếu phục vụ việc mua sách in mới, bảo quản, kiểm kê tài liệu đang lưu trữ.
Số hóa tài liệu trong thư viện quân đội
Thư viện Quân đội là một điểm sáng nổi bật trong những thư viện có tốc độ số hóa tài liệu tương đối nhanh hiện nay, với 600-700 đầu sách số hóa/năm. Theo trung tá Mạc Thùy Dương hiện đang là Phó giám đốc Thư viện Quân đội đã cho chúng tôi biết: “Thư viện Quân đội đã được Bộ Quốc phòng và Tổng cục Chính trị quan tâm đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu như: Máy số hóa tài liệu tự động của Áo rất hiện đại, nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu số… Đây là những điều kiện cần thiết để Thư viện Quân đội tiếp tục đẩy nhanh tốc độ số hóa, phục vụ một cách tốt hơn nhu cầu bạn đọc trong và ngoài quân đội”.
Các thư viện cũng xác định được số hóa tài liệu là việc cần thiết, phải được duy trì thường xuyên nhưng cần phải lựa chọn tài liệu xưa cũ có nguy cơ bị hư hỏng cao, những tài liệu quý, những tài liệu có độc bản và tài liệu bạn đọc có nhu cầu cao để tiến hành số hóa trước tiên. Những tài liệu được ưu tiên số hóa gồm những tài liệu chữ Hán Nôm, sách, báo và các tạp chí trước năm 1954, riêng với Thư viện Quốc gia là các luận án tiến sĩ.
Việc số hóa tài liệu của các thư viện hiện nay đang diễn ra theo tình trạng “một mình mình biết, một mình mình hay”, ít khi chia sẻ tài liệu số hóa với nhau. Ông Nguyễn Xuân Dũng, Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, nêu kinh nghiệm: “Ở nước ngoài, việc số hóa tài liệu được giao cho một đầu mối. Đầu mối này sẽ nhận kinh phí trực tiếp từ nhà nước, các cá nhân và tổ chức khác nhau; từ đó làm hoạt động điều phối giữa các thư viện, tránh chồng chéo bởi các thư viện thường có nguồn tài liệu lưu trữ giống nhau. Ngoài ra, quy vào một đầu mối sẽ quy chuẩn được các tiêu chí số hóa tài liệu (độ phân giải ảnh chụp tài liệu, cách làm biên mục…), để đến khi cần chia sẻ tài liệu với thư viện các nước bạn không mất thời gian xử lý lại”.
Nhu cầu số hóa tài liệu trong thư viện trong tương lai
Với lượng sách xuất bản hiện nay ngày càng nhiều sẽ để lại một lượng sách phải tiến hành số hóa lớn trong tương lai; vì vậy, cần phải có quy định mới là khi các nhà xuất bản (NXB), cá nhân nộp sách và tài liệu lưu chiểu bên cạnh bản in cần có bản số hóa để không làm khó các thư viện về sau. Ngoài ra, có một số giải pháp khác để giải quyết vấn đề trên cũng cần được nhân rộng đó là thư viện liên kết với nhà xuất bản để có thể sử dụng chung tài liệu số hóa như Thư viện tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu liên kết với NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh và NXB Trẻ. Các NXB thường số hóa sách in để bán giá rẻ cho độc giả thích đọc trên các thiết bị số; thư viện sẽ dùng các tài liệu số hóa để cho bạn đọc sử dụng trực tuyến có tính phí thông qua hình thức làm thẻ thư viện. Các thư viện cũng có thể liên kết với các cá nhân sở hữu lượng sách lớn thường xuyên số hóa tài liệu để lưu trữ dài lâu.
Có thể nói, số hóa tài liệu là một quá trình tốn kém cả về mặt thời gian và tiền bạc, nhưng không thể không làm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Muốn đẩy nhanh tốc độ số hóa, tiết kiệm các nguồn lực, điểm mấu chốt là các bên liên quan cần phải đề ra một chiến lược nhất quán, cần tập trung cao hoạt động số hóa theo hướng chuyên nghiệp bài bản, tránh tình trạng “cát cứ”, “mạnh ai nấy làm” như hiện nay.
Các bước số hóa tài liệu trong thư viện
Một Quy trình số hóa tài liệu sẽ được tiến hành như thế nào ? Nó sẽ trải qua 8 bước làm việc :
– Bước 1: Lựa chọn, phân loại tài liệu để tiến hành số hóa
– Bước 2: Tiến hành scan tài liệu bằng máy chuyên dụng
– Bước 3: Xử lý tập tin, hình ảnh bằng phần mềm chuyên dụng
– Bước 4: Chuyển dạng PDF và nhập file PDF đơn lẻ thành 1 file PDF sách điện tử
– Bước 5: Cách tiến hành bóc tách tài liệu đang ở dạng PDF
– Bước 6: Tiến hành lưu file trên đĩa cứng, ghi đĩa, chép đĩa, xem thử sản phẩm
– Bước 7: Sắp xếp tài liệu trên phần mềm quản trị của thư viện xử lý nghiệp vụ liên quan
– Bước 8: Tiến hành hoạt động check, kiểm tra sản phẩm, phục vụ,… hoàn thành một sản phẩm số hóa.
Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện
Theo thời gian, số lượng thư viện sẽ ngày càng tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng tài liệu sẽ ngày càng nhiều hơn. Gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm, lưu trữ và giữ gìn. Khi đó nhu cầu số hóa tài liệu trong thư viện sẽ tăng theo. Dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện sẽ giúp các thư viện tiết kiệm được không gian lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, chuyển giao và không lo hỏng hóc, mục nát với các tài liệu quan trọng của thư viện.
Là một trong những đơn vị đầu tiên gia nhập vào thị trường số hóa tài liệu của Việt Nam. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến nay FSI trở thành đơn vị đi đầu về dịch vụ số hóa tài liệu trên thị trường Việt Nam.
Những lợi thế cạnh tranh của FSI trong lĩnh vực số hóa tài liệu:
- Đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín hàng đầu Việt Nam.
- Với công nghệ mới nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE giúp tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí cho khách hàng.
- Là đơn vị có năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng CSDL trọng điểm cho các bộ ngành, các tỉnh và các tập đoàn.
- Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho dịch vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu: tài liệu giấy, sách, bản vẽ, video…
- Đội ngũ nhân sự triển khai số hóa đông đảo được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm.
Tìm hiểu thêm về FSI: https://fsivietnam.com.vn/
