Tài liệu giấy là vấn đề lớn với doanh nghiệp bởi vì chúng được sắp xếp thủ công làm bừa bộn văn phòng, khối lượng lớn gây khó tìm và chia sẻ. Khi công việc phát triển thì lượng tài liệu giấy ngày càng nhiều làm cho bạn tốn thời gian và tài chính để sắp xếp, tìm lại và chia sẻ các tài liệu đó. Máy scan sẽ giúp bạn tổ chức và tạo file điện tử cho các tài liệu giấy. Chia sẻ tài liệu với khách hàng và đồng nghiệp đơn giản chỉ bằng cách đưa tài liệu vào và nhấn nút. Vậy các tiêu chí chọn một chiếc máy scan hoàn hảo để scan chứng từ hóa đơn là như thế nào?
 |
Máy scan cần có tính năng một nút nhấn bằng công nghệ DocAction. Chỉ cần nhấn nút thì bạn có thể lưu tài liệu vào một trong 9 nơi khác nhau gồm: các thư mục trên máy tính hay mạng, email, FTP hoặc thậm chí là máy in. Nhờ sự linh hoạt của DocAction và trình điêu khiển TWAIN tích hợp vào máy scan, bạn có thể quét thẳng vào tài khoản của bạn hoặc vào ứng dụng quản lý tài liệu.
Tích hợp các công nghệ xử lý hình ảnh tiên tiến để đảm bảo cho hình ảnh quét chất lượng cao nhất mà mất ít công sức nhất. Các tài liệu được tự động điều chỉnh độ sáng, tự động cắt đường viền phù hợp và tự xoay đúng chiều. Kết quả là độ chính xác OCR cao hơn và ít khi phải quét lại.
Linh hoạt
Các tài liệu số hóa có thể được lưu dưới nhiều định dạng khách nhau gồm: PDF, MS Office, TIF hoặc JPG. Và có thể quét dữ liệu dạng bảng và chỉnh sửa nó trong Microsoft Exel. Đồng thời máy có thể quét và sửa tài liệu giấy bằng Microsoft Word và nếu đã đặt là PDF thì có thể lưu tài liệu của mình dưới dạng PDF có thể tìm kiếm được hoặc chỉ đơn thuần là PDF dạng ảnh.
Ngoài ra, máy phải có gói phần mềm đi kèm gồm: phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR), phần mềm đọc danh thiếp và quản lý tài liệu.
File PDF có thể tìm kiếm được :
Tất cả máy quét Plustek sẽ tạo các file PDF có thể tìm kiếm được chỉ bằng một nút nhấn. File PDF có thể tìm kiếm dễ dàng được tìm và chia sẻ. Bất kỳ phần mềm tìm kiếm nào cũng có thể dùng để xác định vị trí các tài liệu PDF có thể tìm kiếm được một cách nhanh chóng bằng việc tìm kiếm theo tên, số ID hoặc bất kỳ thông tin nào có trong tài liệu giấy của bạn. Sẽ không còn bị thất lạc tài liệu nữa! Một lợi ích nữa khi dùng file PDF có thể tìm kiếm là chia sẻ tài liệu. Các file PDF có thể được đọc trên tất cả nền tảng máy tính hay di động như Windows, Mac, Unix, Linux, Android, Windows Mobile, và Apple iOS (iPhone, iPad, iPod).
Giá trị:
Máy scan phải được thiết kế với chất lượng hình ảnh, xử lý giấy và độ tin cậy đáp ứng hầu hết các yêu cầu của bạn nhưng chỉ với mức chi phí hấp dẫn như dành cho văn phòng nhỏ và người dùng. Bạn có thể dễ dàng đầu tư một chiếc máy quét cho mỗi thành viên trong công ty của bạn.
